39. Документ затверджується посадовою особою (посадовими
особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань,
наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи.
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки
тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала
відповідний акт.
Затвердження певних видів документів здійснюється з
проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою,
гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування
посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка
затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр культури
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
У разі коли документ затверджується постановою, рішенням,
наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова
"ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений
документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
12 березня 2009 N 298
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку
першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами
грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
55. Документи підписуються, як правило, однією посадовою
особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність
кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше
посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються
один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Директор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
У разі підписання спільного документа кількома особами, які
займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні
і скріплюються печатками установ, наприклад:
Міністр юстиції Міністр фінансів
підпис, ініціали (ініціал підпис, ініціали (ініціал
імені), прізвище імені), прізвище
відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки
56. Документи колегіальних органів підписують голова
колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Візи та гриф погодження
60. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності
створення документа, його обґрунтованості та відповідності
законодавству здійснюється погодження проекту документа.
61. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими
особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання,
порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її
межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
62. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння
візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і
прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням
у разі потреби найменування посади цієї особи.
63. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному
боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування
на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи
проставляються на примірниках документів, що залишаються в
установі.
Відбиток печатки
73. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних
осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій
з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної)
особи скріплюється гербовою печаткою установи.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно
скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі
нормативно-правових актів та примірного переліку документів,
підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7), в
інструкції установи.